Privacy Statement Bureau Scherpenisse

Laatst aangepast: 22 mei 2018

Bureau Scherpenisse
Contact

Op deze pagina vertellen wij hoe wij omgaan met uw gegevens indien wij deze van u hebben kunnen verzamelen of hebben kunnen opslaan.

Ook vertellen wij u over partijen waarmee we samenwerken en die mogelijkerwijs gegevens van u hebben opgeslagen.

Hoe wij persoonsgegevens beveiligen
Bureau Scherpenisse neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op met onze klantenservice of via ons contactformulier.

Voor alle opgeslagen gegevens geldt dat indien wij persoonlijke gegevens van u hebben opgeslagen, u dit ten alle tijden kunt opvragen welke gegevens wij hebben verzameld. Op verzoek kunt u deze laten verwijderen indien niet meer relevant of laten aanpassen.

Bureau Scherpenisse verwerkt ook persoonsgegevens als wij hier wettelijk toe verplicht zijn, zoals gegevens die wij nodig hebben voor onze belastingaangifte. Bureau Scherpenisse verstrekt uitsluitend aan derden en alleen als dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst met u of om te voldoen aan een wettelijke verplichting.

Bureau Scherpenisse heeft diverse disciplines en hierdoor ook diverse systemen waarover wij u onderstaand meer vertellen.

Opdrachtgevers van het bureau zijn overwegend zakelijke klanten. Van deze opdrachtgevers verzamelen wij gebruikelijke zakelijke gegevens zoals de naam, adres- en contactgegevens.

De aard van de werkzaamheden brengt met zich mee dat in de loop der tijd deze gegevens aangevuld worden met overige zakelijke gegevens zoals bijvoorbeeld K.v.k. nummers, BTW nummers, bankgegevens, enz.

Contactpersonen bij opdrachtgevers kunnen de zakelijke eigenaar zijn, medewerkers of personen die in opdracht van een opdrachtgever contact met ons hebben.

Van deze personen slaan wij de naam als contactpersoon op en indien het in een belang is, gegevens die dat belang behartigen.

Zo kan het voorkomen dat er privé telefoonnummers op privéadresgegevens in ons bestand terechtkomen.

Deze gegevens worden opgeslagen in een Filemaker bestand. Dit filemaker bestand staat offline op een server.

Verouderde gegevens van personen en medewerkers die wij tegenkomen worden verwijdert indien wij weten dat personen niet meer werkzaam is bij de opdrachtgever.

De aard van het werk brengt met zich mee dat in opmaken namen worden vermeld. U kunt hierbij denken aan opgemaakte visitekaartjes en andere uitingen. Het aanpassen van deze bestanden kan enkel in opdracht worden uitgevoerd. Wilt u bijvoorbeeld uw naam verwijdert willen zien uit een, in het verleden gemaakt, visitekaartje van uw oude werk? Dan dient u uw oude werkgever hiervoor te benaderen.

Deze gegevens worden overwegend opgeslagen op een offline server, het kan voorkomen dat bestanden tijdelijk op een computer staan die verbonden is met het internet.

Bureau Scherpenisse beheert en exploiteert de Fotocollectie J.L. Scherpenisse

Opdrachtgevers tot het gebruik van beelden uit de Fotocollectie worden in hetzelfde bestand bewaard als hierboven beschreven.

Bureau Scherpenisse wordt regelmatig benadert door personen en bedrijven die een mogelijke connectie hebben met de beelden en/of de geschiedenis van Amsterdam. Vragen kunnen heel specifiek zijn zijn en soms erg professioneel. Ook zijn er personen die het bureau benaderen voor persoonlijke interesse of hobbymatig bezig zijn. Kortom, het bureau wordt geconfronteerd met een varia aan vragen.

Al naar gelang de benadering worden gegevens wel of niet bewaard voor verder onderzoek. Zo kan het voorkomen dat contactgegevens bij een specifiek beeld worden opgeslagen omdat er nog vragen over de geschiedenis van het beeld zijn. Maar ook kan het voorkomen dat een persoon zulke specifieke kennis heeft over een bepaald onderwerp dat wij besluiten deze gegevens voor de toekomst op te slaan. Verder heeft het bureau adressen geïnventariseerd van allerlei kennisbronnen. Ook dit kunnen personen zijn. Al deze gegeven staan op een server die niet aangesloten is op het internet.

Bureau Scherpenisse beheert en exploiteert diverse websites

Bezoekers van onze websites zijn overwegend particulieren. Door de complexheid van het internet krijgen onze bezoekers, net zoals wij, te maken met verschillende partijen.

De meeste van onze websites maken gebruik van het CMS systeem WordPress. WordPress geeft vaak de mogelijkheid om te reageren op een bepaalde post. Bij het reageren wordt u om uw naam, een email-adres en in sommige gevallen een website gevraagd. Het IP adres waarvandaan u reageert wordt door WordPress automatisch toegevoegd. Hoe WordPress dat exact doet en of WordPress deze gegevens verzameld is ons niet bekend. In ieder geval hebben wij wel hun privacy policy gevonden. 

Deze gegevens worden opgeslagen in een database waartoe Bureau Scherpenisse toegang heeft. Wij gebruiken enkel uw naam en het ingevoerde emailadres indien er problemen zijn of vragen ontstaan omtrent uw reactie. De database is opgeslagen bij het hostingbedrijf Versio. Versio behandeld deze gegevens volgens hun Privacy Policy.

Op een aantal van onze websites wordt de bezoeker verzocht zich in de schrijven op een nieuwsbrief. Bij inschrijving wordt u gevraagd naar uw naam en een emailadres. Deze nieuwsbrief wordt, al naar gelang het onderwerp, periodiek uitgestuurd. In sommige gevallen sturen wij een nieuwsbrief indien wij nieuws hebben aangezien het nieuws niet altijd of soms beperkt voorhanden is. 

Wij gebruiken Enormail voor het automatiseren van onze e-mailcampagnes. Door het formulier te verzenden via de verzendknop ga je akkoord dat je gegevens opgeslagen en gebruikt worden in Enormail volgens hun privacy statement en algemene voorwaarden.

Deze gegevens worden opgeslagen in een database waartoe Bureau Scherpenisse toegang heeft. De database is opgeslagen bij het emailbedrijf Enormail waarvandaan ook onze mailing worden verzonden. 

In de database staan alle namen en emailadressen beschreven en ook de status van de ingeschrevene. Er wordt onderscheid gemaakt tussen Ingeschreven, onbevestigd, uitgeschreven en mislukt.

Nadat een persoon zijn naam en een emailadres heeft ingevoerd krijgt diegeen een melding te zien dat er geen nieuwsbrieven worden verstuurd indien het emailadres niet is bevestigd. U wordt verwezen naar een ontvangen email waar een unieke link in staat. Door te klikken op deze link (of de link in een browser te plakken) wordt bevestigd dat u toestemming geeft berichten naar het emailadres te versturen. Onder ieder verstuurde email treft u een link waarmee u zich weer kunt uitschrijven op de betreffende nieuwsbrief.

Onbevestigd: een persoon die wel zijn of haar naam heeft ingevoerd maar nog niet het emailadres heeft bevestigd waardoor wij toestemming hebben een nieuwsbrief naar dat betreffende emailadres te versturen.

Ingeschreven: een persoon die toestemming heeft gegeven neuwsbrieven te ontvangen.

Uitgeschreven: een persoon die zich heeft uitgeschreven door op de uitschrijflink te klikken onderaan de nieuwsbrief.

Mislukt: een persoon dat zich heeft ingeschreven met een emailadres dat momenteel geen email meer ontvangt.

Tijdens het inschrijven en bevestigen wordt IP adres en de datum waarvandaan u reageert automatisch toegevoegd. Ook kan het zijn dat er een afbeelding via Gravatar meekomt.  Hoe dat exact in zijn werk gaat is ons niet bekend.

Het is niet onze intentie om via onze websites gegevens te verzamelen over websitebezoekers die jonger zijn dan 16 jaar. Tenzij ze toestemming hebben van ouders of voogd. We kunnen echter niet controleren of een bezoeker ouder dan 16 is. Wij raden ouders dan ook aan betrokken te zijn bij de online activiteiten van hun kinderen, om zo te voorkomen dat er gegevens over kinderen verzameld worden zonder ouderlijke toestemming. Als u er van overtuigd bent dat wij zonder die toestemming persoonlijke gegevens hebben verzameld over een minderjarige, neem dan contact met ons op via ons contactformulier, dan verwijderen wij deze informatie.

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen

U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heeft u het recht om uw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door Bureau Scherpenisse en heeft u het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat u bij ons een verzoek kunt indienen om de persoonsgegevens die wij van u beschikken in een computerbestand naar u of een ander, door u genoemde organisatie, te sturen.

U kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van uw persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van uw toestemming of bezwaar op de verwerking van uw persoonsgegevens sturen via ons contactformulier.

Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door u is gedaan, vragen wij u een kopie van uw identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie uw pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van uw privacy. We reageren zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op uw verzoek.

Mocht u bezwaar hebben tegen de manier waarop Bureau Scherpenisse uw persoonsgegevens verwerkt, dan horen wij dat zelf graag als eerste, zodat wij onze overwegingen hieromtrent kunnen toelichten.

Mocht ons antwoord voor u niet voldoende zijn, dan bestaat er de mogelijkheid om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.